【中小企業】会社説明会のやり方｜集客・構成・当日運営の手順

「会社説明会をやってみたいけれど、何から準備すればいいのか分からない」——採用に本腰を入れ始めた中小企業から、よくこのような声をお聞きします。自社で開催するとなると、人が集まるのか、当日に何を話せばいいのか想像がつかず、足踏みをしてしまう会社は多いはずです。

会社説明会そのものは、凝った演出がなくても成立します。立派な資料や話し手のパフォーマンスがないと失敗する、というのはよくある誤解です。本当の難所は当日ではなく、その手前の「集客」です。集客を飛ばして当日の準備から入ると、立派な資料だけが残って参加者がいない、という事態になりがちです。

この記事では、会社説明会を開くために決めるべきことと、その順番を整理しました。

会社説明会は「見極める場」ではなく「選ばれる場」

会社説明会は、求職者に会社を理解してもらい、志望度を上げてもらうための場です。応募者を見極める作業は選考の段階に任せてください。説明会では「自社の魅力を伝えて、求職者に選んでもらう」ことに徹します。この割り切りが、中小企業の説明会をいちばんシンプルにしてくれます。知名度で大手企業に届かない会社ほど、求職者に直接伝えられるこの機会の価値は大きいです。

合同説明会と単独説明会の使い分け

説明会には、大きく2つの形があります。

• 合同説明会：主催イベントに出展し、自社を知らない求職者と出会う場。役割は「認知」
• 単独説明会（自社開催）：自社に興味を持った人に深く伝える場。役割は「志望度の醸成」

費用の考え方も対照的で、合同説明会は出展料がかかる代わりに集客を主催者が担ってくれます。一方で単独説明会は、会場費程度から始められます。その代わり、集客を自社で背負うことになります。「求職者との出会い」が足りないのか、「自社を深く伝える機会」が足りないのかで選んでください。この記事で扱うのは、後者の単独説明会の運営方法です。

オンライン説明会という選択肢

もう一つ、開催形式の選択肢としてオンライン説明会があります。特別なシステムは不要です。一般的なウェブ会議ツール（Zoomなど）で始められますし、会場費もかかりません。

地方の中小企業にとっての利点は、移動の壁を消せることです。遠方の学生やUIターン希望者にとって、説明会のためだけに現地へ行く負担は大きいです。対面のみで開催すると、最初の接点ごと失われがちです。一方で、職場の空気は画面越しでは伝わりきりません。そのため、「一次はオンラインで間口を広げ、二次は対面で職場を見せる」という併用がおすすめです。

会社説明会は開催までの準備手順5つで形になる

説明会の準備は、次の5つを順番に決めていけば形になります。思いつきで資料から作り始めないことが大切です。遠回りに見えても、順番通りに進めるのが近道です。

1. 目的とターゲットを決める：誰に、何を持ち帰ってほしいかを先に言葉にする
2. 日程と形式を決める：対面かオンラインか併用か。学生向けなら学業と重ならない時間帯に
3. プログラムと資料をつくる：後述の「当日の構成」の型に沿って組む
4. 集客する：最大の山場。次の章で詳しく扱います
5. リハーサルをする：時間配分と機材の確認。オンラインなら接続テストまで

この中で最も大事なのは、1番の「目的とターゲットを決める」工程です。「若手を採りたいのか、経験者を採りたいのか」で、見せる仕事も話す社員も変わってくるというわけです。

会社説明会の集客で「開けば来る」は起きない

集客の結論は単純で、参加者数は告知の露出量でほぼ決まります。複数の経路で告知を重ね、申し込みの受け口を一本化する。これが基本形です。告知できる経路は、思っているより多くあります。

• 求人媒体・ハローワークの求人票（説明会開催の旨と申込方法を明記する）
• 自社の採用サイト・SNS
• 学校のキャリアセンター・先生への案内（新卒・高卒の場合）
• 社員の紹介・取引先経由の声かけ

なかでも受け皿として整えておきたいのが、採用サイトの説明会情報ページです。どの経路から知った人も、申し込む前に必ず採用サイトを見に来ます。日程・場所・持ち物・申込フォームがまとまっているかどうかで、申し込みの歩留まりが変わります。具体的な見せ方は、こちらの記事で詳しく整理しています。

参考記事：『【保存版】採用サイトの説明会情報は何を載せる？参加者が増える導線』

もう一つ、申し込みで終わらせないことも集客のうちです。申し込みから当日までに間が空くと、無断欠席が一定数出ます。これを防ぐために、前日にメールで一本リマインドを入れておいてください。

この告知の露出づくりは、説明会に限らず採用活動全体の土台（母集団形成）と同じ構造です。「そもそも自社が求職者の目に触れていない」と感じる場合は、説明会の準備よりも先に、露出の設計から手を入れる必要があります。

当日は90分の型で、資料・質疑応答・アンケートを組む

当日の構成は、「会社紹介 → 仕事内容 → 社員の話 → 質疑応答 → 選考案内・アンケート」の並びが基本形です。持ち時間の半分以上を「仕事と人」に使う。ここだけ守れば、大きく外しません。

90分開催なら、たとえばこんな時間配分になります。

1. オープニング・会社紹介（15分）：事業の全体像と「何のためにやっている会社か」
2. 仕事内容の紹介（20分）：1日の流れ・現場写真を使って具体的に
3. 社員の話（20分）：入社数年目の社員が「入る前の不安と入った後の実際」を話す
4. 質疑応答（20分）
5. 選考の案内・アンケート（15分）

資料づくりのポイントは、会社概要の読み上げにしないことです。沿革や資本金は、採用サイトを見れば分かります。参加者が知りたいのは「自分がここで働く姿」です。そのため、スライドは文字を減らし、現場の写真と具体的な数字を主役にしてください。

質疑応答は、「質問が出ない」前提で設計しておきます。申込フォームに事前質問欄を設ける、司会が最初の1問を代わりに投げる、といった呼び水を用意しておくと場が動きます。

ただし、呼び水にする質問には向き不向きがあります。司会が最初に投げるなら、「入社前と入社後で、いちばんイメージが違ったことは何ですか」「正直、大変なのはどんなときですか」といった内容が適しています。登壇した社員が答えやすく、かつ本音の匂いがする質問だからです。逆に「会社の強みは何ですか」のような、公式回答しか返らない質問は場を余計に硬くします。

参加者が本当に聞きたいのは、待遇や残業のような「自分からは聞きにくいこと」です。申込フォームの事前質問欄に集まった質問を、司会が匿名で代読する形にしてみてください。質疑応答は一気に動き出します。呼び水は1問で足りることが多いです。最初の質問で「この場では何を聞いてもいい」という空気を作れるかどうかが、質疑応答の設計のほぼすべてだと考えてください。

アンケートは満足度を聞いて終わらせず、「どこで説明会を知ったか」（次回の集客改善）、「不安が残った点」（個別フォローの材料）、「選考に進む意向」（後追い連絡の優先順位づけ）の3点を聞いてください。これが揃うと、説明会が一回きりのイベントではなく、次回に向けて改善できる仕組みになります。

説明会でやりがちな失敗3つ

最後に、運営の型よりも結果を左右しやすい、ありがちな失敗を挙げておきます。

• 会社概要の朗読で終わる…パンフレットと同じ内容を聞かされた参加者の志望度は上がりません
• 良い話だけで固める…実態とかけ離れた説明は、入社後のギャップとなって早期離職に跳ね返ります。大変な部分も正直に話すほうが信頼されます
• 開催して満足し、フォローをしない…お礼連絡と次選考の案内が遅れるほど参加者の熱は冷めます。当日夕方から翌日までの連絡が目安です

会社説明会のやり方でよくある質問

Q1. 参加者が数人でも開催する意味はありますか

あります。少人数の説明会は一人ひとりと対話でき、志望度を上げる効果はむしろ高くなります。少人数でも回を重ねて、運営の型を磨くほうが得策です。

Q2. オンラインと対面はどちらがいいですか

本文でも触れたとおり、迷うなら「一次オンライン・二次対面」の併用から始めてみてください。

Q3. 社長が話すべきですか

経営者が直接語れることは、中小企業ならではの武器です。ただし社長の話だけで終えず、参加者と年齢の近い社員の話とセットにしてください。「経営の考え」と「働く実感」の両方が伝わります。

Q4. アンケートでは何を聞けばいいですか

「知った経路」「不安が残った点」「選考に進む意向」の3点です。満足度の点数だけでは、次の打ち手につながりません。

説明会は「採用活動の流れ」に置いて初めて効く

説明会は、採用活動という一本の流れの中間にあるイベントです。手前の露出がなければ参加者は集まらず、後ろの選考とフォローが遅ければ志望度も冷めます。採用活動の全体像は、こちらの記事で整理しています。

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今日できるのは、次の説明会の告知をいくつの経路に出す予定か数えることです。1つか2つしかないなら、当日の準備より先に告知先を増やすほうが効きます。

弊社では、説明会の企画・構成だけを切り出すのではなく、その手前の告知・母集団形成から参加後のフォローまでを、採用活動全体として支援しています。「集客だけ手伝ってほしい」という部分的なご相談でも構いません。まずは御社の採用フェーズと詰まりどころをうかがったうえで、必要な範囲をご提案します。

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